วิธีการบันทึกบัญชีรายรับ - รายจ่าย

หลายคนคงรู้ว่าการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย เป็นวิธีที่ดีในการควบคุมรายรับรายจ่ายของเราในแต่ละเดือน เพื่อลดปัญหาเงินขาดมือหรือการชักหน้าไม่ถึงหลังเราจึงจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้วิธีการทำบัญชีรายรับ - รายจ่ายที่ถูกต้อง การทำบันทึกบัญชีรายรับ - รายจ่ายเป็นความรู้พื้นฐานสำหรับการบริหารจัดการเงินที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของเราเป็นอย่างมาก หากใครพร้อมที่จะเริ่มเปลี่ยนแปลงการใช้ชีวิตให้ดีขึ้นด้วยการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายแล้ว ก็อ่านบทความของวันนี้ให้ดีนะ

A person writing on a piece of paper
Description automatically generated with medium confidence

ประโยชน์จากการทำบัญชีรายรับ – รายจ่าย

ก่อนที่เราจะเริ่มทำบัญชีรายรับ – รายจ่าย เราจะต้องทำความเข้าใจและรู้ก่อนว่าความสำคัญหรือประโยชน์ของการทำบัญชีคืออะไร เรามีดูประโยชน์ของเรื่องนี้กันเลยดีกว่า

1、เพื่อที่จะสามารถรู้ถึงสภาพคล่องทางการเงินของเรา 

หากรายจ่ายแต่ละเดือนน้อยกว่ารายรับ จะแสดงว่าโอกาสในการก่อหนี้สินของเรามีน้อย หากรายได้ของเราต่ำกว่ารายจ่าย จนเราจำเป็นที่จะต้องนำเงินเก็บออกมาใช้ นี่จะแสดงว่าการเงินของเราอยู่ในสภาพคล่องต่ำ 

2、สามารถตัดรายการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้ง่าย 

เมื่อเรามีการวางแผนตั้งงบประมาณที่จะใช้ในแต่ละเดือน และทำการบันทึกแยกเป็นหมวดหมู่ไว้ จะช่วยให้เราสามารถสำรวจได้ว่า รายการใช้ง่ายประเภทไหนที่เราให้จ่ายไปเยอะมากที่สุด จากนั้นก็สำรวจดูว่ามีสิ่งของที่ไม่จำเป็นอยู่มากน้อยแค่ไหน นี่จะทำให้เราทบทวนราคาและป้องกันภาวะเงินเฟ้อภายในบ้านไว้ได้

3、ช่วยเพิ่มเงินเก็บออมได้ 

การมีวินัยในการใช้จ่าย ผ่านการทำบัญชีรายรับ - รายจ่าย จะทำให้เรามีเงินเก็บเพิ่มขึ้นจากการหักค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออก หรือการเลือกสินค้าในราคาที่เหมาะสม นอกจากนี้ หากใครสามารถนำเงินเก็ยที่เหลือในแต่ละเดือนมาลงทุนกับงานอดิเรกเพื่อสร้างรายได้ เช่น การทำเบเกอรี่ เครื่องประดับ หรือทำอุปกรณ์ตกแต่งบ้าน ได้ ก็จะยิ่งเป็นการเพิ่มกำไรจากการลงทุนที่ดีและสร้างเวลาว่างให้เกิดมูลค่าขึ้นได้

4、ทำให้รู้จักตัวเองมากขึ้น 

การจัดการกับรายรับ - รายจ่ายเป็นประจำทุกเดือน จะเป็นแหล่งข้อมูลในการศึกษาพฤติกรรมการใช้ชีวิตของตัวเองได้เป็นอย่างดี รู้จักนิสัยการใช้จ่ายของตัวเองได้มากขึ้น สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถควบคุมและยับยั้งชั่งใจในการตัดสินซื้อของแต่ละอย่างได้ดีขึ้น รอบคอบและระมัดระวังมากขึ้น โดยเฉพาะพนักงานประจำที่มีเงินเดือนจำกัด จะได้บทเรียนที่ดีจากการทำบันทึกรายรับ - รายจ่ายนี้เป็นอย่างดี ทำให้มีสติและรอบคอบในการใช้จ่ายมากกว่าเดิม



ตัวอย่างการบันทึกบัญชี 


หลังจากที่ได้รู้ถึงประโยชน์มากมายของการทำบัญชีรายรับ - รายจ่าย หลายคนคงอยากที่จะเริ่มลงมือทำบัญชีของตัวเองแล้ว แต่คงกังวลอยู่ว่าจะเริ่มทำอย่างไรดี และจะแบ่งรายจ่ายออกเป็นหมวดหมู่แบบไหนดีแน่ ไม่ต้องห่วงเพราะเรามีตัวอย่างการบัญทึกบัญชีมาฝาก ไปดูกันเลย

Table
Description automatically generated with medium confidence 

ในตารางส่วนสีฟ้าด้านบนนี้จะเป็นส่วนของรายการซื้อของแต่ละประเภทที่มีการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ซึ่งจะมีค่าอาหารเข้า อาหารเที่ยง อาหารเย็น เครื่องดื่ม ขนม ของใช้ส่วนตัว และค่าเดินทาง ในแต่ละวัน 

ในตารางส่วนสีส้ม จะเป็นหมวดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก เช่น ค่าช็อปปิ้ง ค่าหนังสือ ค่าเล่นกีฬาหรือดูหนัง ค่ายา และค่าท่องเที่ยว เป็นต้น 

จะเห็นว่าทั้ง 2 ส่วนนี้ คือ ค่าใช้จ่ายรายวัน กับค่าใช้จ่ายยามจำเป็นหรือหลายคนอาจจะเรียกว่า ค่าของขวัญสำหรับตัวเองหรืออาจจะเป็นค่าใช้จ่ายฉุกเฉินที่เราไม่ได้คาดคิดมาก่อน รายการทั้งหมดด้านบนนี้จะเป็น sheet รายจ่ายประจำวัน นอกจากนี้เราจะต้องสร้างรายจ่ายแบบรายเดือนขึ้นมาด้วย ดังนี้

Table, calendar
Description automatically generated

Sheet นี้จะเป็นการรวมยอดรวมทั้งหมดที่เราใช้จ่ายไปในแต่ละเดือน ซึ่งจะยังคงทำรายการแยกเป็นหมวดหมู่แต่ละประเภท ส่วนนี้จะทำให้เราเห็นภาพรวมใหญ่ขึ้นว่าการใช้จ่ายแต่ละเดือนเป็นอย่างไร เดือนไหนใช้เงินมากที่สุดและใช้เงินน้อยที่สุด โดยสำรวจได้ว่าเราใช้เงินไปกับหมวดหมู่ใดมากที่สุด 

บัญชีในส่วนนี้จะใส่ข้อมูลเงินเดือนหรือรายรับประจำเดือนที่จะใช้ ในส่วนท้ายของชีทสีส้มจะมีตารางรวมรายจ่ายทั้งหมด (Total Expense) และจำนวนคงเหลือ (Saving) ที่สามารถเก็บออมได้

ต่อไปให้เราสร้างแผนภูมิสรุปยอดการใช้จ่ายออกมาเป็นกราฟหรือเป็นแผนภูมิ เพื่อแสดงผลเป็นเปอร์เซ็นต์ที่ช่วยในการวิเคราะห์ภาพการใช้จ่ายได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น กราฟและแผนภูมิแสดงค่าใช้จ่ายจะมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้

Chart
Description automatically generated


จากแผนภูมิภาพจะเห็นได้ชัดว่า วงสีส้มกับวงสีแดง ใหญ่มาก คือ 36.6% กับ 40% เพราะเราใช้จ่ายเงินไปกับข้าวเที่ยงกับข้าวเย็นเยอะนั่นเอง โดยเฉพาะกราฟเส้นช่วงเดือนพฤษภาคม ที่ค่าอาหารเย็นสูงปี๊ดเกือบ 8,000 บาท จากนั้นก็เริ่มเปลี่ยนพฤติกรรม ควบคุมค่าใช้จ่ายด้วยการเปลี่ยนมากินข้าวเย็นในราคาที่ถูกลง กราฟในเดือนต่อ ๆ มาก็ลดลงมาเรื่อย ๆ ตามลำดับ.



ทำ “บัญชีรายรับ-รายจ่าย” ด้วยแอปพลิเคชั่นไหนดี

สำหรับใครที่สนใจอยากควบคุมค่าใช้จ่ายด้วยการทำบัญชีบันทึกรายรับรายจ่าย แต่อยากที่จะพกพาไปไหนมาไหนได้ทุกที่ โดยที่ไม่ต้องจดบันทึกข้อมูลไว้แล้วค่อยนำมาลงบันทึกบนคอมพิวเตอร์ ก็ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชั่นลงมือถือได้เลย แอปบันทึกบัญชีรายรับ – รายจ่ายที่เราขอแนะนำมีดังนี้

HinakkoExpenseGraphical user interface, application, table
Description automatically generated

เป็นแอปที่ออกแบบมาสำหรับระบบ ios ดีไซน์น่ารักเอาใจคนรักแมว ด้วยตัวการ์ตูนแมวน่ารักหลายตัวที่จะมาเป็นกำลังใจในการทำบัญชีของเรา ใช้งานง่าย ลงรายละเอียดต่าง ๆ ได้หมด สรุปยอดให้แบบอัตโนมัติ มีนาฬิกาคอยแจ้งเตือน มีตัวหนังสือน้อย สบายตา เปลี่ยนพื้นหลังได้ ทำให้การบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายของเราสนุกมากขึ้น

MoneyBook

Graphical user interface, application
Description automatically generated

อีกหนึ่งแอปทำบัญชีรายรับ - รายจ่าย สำหรับ iPhone และ iPad ที่ใช้คำนวณรายรับ – รายจ่ายแบบรายวันและรายเดือนได้ มีหมวดหมู่แบ่งแยกให้ชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ csv ออกมาเก็บไว้ดูในอนาคตได้

Money Lover : Expense Tracker app

Graphical user interface
Description automatically generated

แอปนี้สามารถดาวน์โหลดได้ทั้ง ios และ android ใช้จดบันทึกค่าใช้จ่ายในแต่ละวันได้ วางแผนงบประมาณล่วงหน้าไว้ก่อนได้ อีกทั้งยังถูกออกแบบให้สามารถควบคุมงบประมาณ เพื่อให้เราสามารถควบคุมการใช้เงินในแต่ละหมวดได้อย่างชัดเจน

Piggipo App

Graphical user interface, application
Description automatically generated

เป็นแอปที่สามารถดาวน์ดาวน์โหลดได้ทั้งกับระบบ ios และ android แอป Piggipo แยกหมวดหมู่รายรับรายจ่ายให้อย่างชัดเจน ใช้งานแบบออฟไลน์ได้ทุกที่ ยังเป็นแอปที่ช่วยจัดการบัตรเครดิตได้ โดยจะคำนวณดอกเบี้ยและแจ้งเตือนวันชำระยอดค้างบัตรเครดิตแต่ละใบ



เริ่มการทำบัญชีครัวเรือน  

ผ่านไปแล้วสำหรับการทำบัญชีบันทึกรายรับ - รายจ่ายส่วนตัว ซึ่งไม่ได้ยากอย่างที่คิด ต่อไปเป็นการทำบัญชีรายรับ รายจ่ายสำหรับครอบครัว หรือบัญชีครัวเรือน ที่จะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ทั้งครอบครัวห่างไกลหรือรอดพ้นจากวิกฤติการชักหน้าไม่ถึงหลังหรือการก่อหนี้สินได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะมีขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้

  • จัดการแยกรายได้และรายจ่ายออกเป็นหมวดหมู่

  • กำหนดชื่อหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน 

  • ใส่จำนวนเงินรายได้ในแต่ละเดือนทั้งหมดที่เราได้รับ เช่น เงินเดือน ขายสินค้าได้ รับดอกเบี้ยจากธนาคาร ได้รางวัลจากการซื้อลอตเตอรี่ เงินเบี้ยเลี้ยง เงินที่ได้เป็นของขวัญจากญาติพี่น้อง หรือรายได้จากการปล่อยเช่าที่ดิน เป็นต้น

  • ใส่หมวดหมู่รายจ่ายหลักลงในบัญชี เช่น  ค่าอาหาร ค่าน้ำค่าไฟ ค่าน้ำมัน ค่าเช่าบ้าน ค่าลงทุนซื้อกองทุน หรือค่าเรียนหนังสือของลูก ๆ และอื่น ๆ อีก เป็นต้น 

จากนั้นให้คำนวณเงินคงเหลือแต่ละเดือน หากรายจ่ายน้อยกว่ารายรับ บัญชีของเราจะเกิดกำไร หากรายจ่ายมากกว่ารายรับ บัญชีของเราจะเกิดภาวะขาดทุน 

ตัวอย่างการทำบัญชีครัวเรือน

Table
Description automatically generated

นี่คือตัวอย่างตารางของการทำบัญชีในครัวเรือน ซึ่งหากคำนวณแล้วเกิดมียอดคงเหลือ ให้เรายกยอดคงเหลือทั้งหมดไปรวมกับบัญชีเดือนหน้าเพื่อเป็นรายรับต่อไป จะเห็นได้ว่ามีรายละเอียดของรายการใช้จ่ายอย่างชัดเจนในแต่ละวัน หลังจากที่ทำบัญชีครัวเรือนเป็นรายวันแล้ว พอสิ้นเดือนก็นำข้อมูลมาทำเป็นบัญชีแบบรายเดือน ตัวอย่างคือ

Table
Description automatically generated

การสรุปยอดรายรับ – รายจ่ายเป็นรายเดือน จะช่วยให้เรามองเห็นภาพใหญ่ของในแต่ละเดือนได้ง่ายขึ้น และสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการใช้จ่ายใหม่ให้ดีขึ้นได้ในเดือนต่อ ๆ ไป ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ในแต่ละวันและสรุปยอดในแต่ละเดือนให้ดี พร้อมปรับพฤติกรรมการใช้จ่าย รับรองได้เลยว่าบัญชีรายรับ – รายจ่ายในครัวเรือนของเราจะมีแต่กำไรเกิดขึ้น อีกทั้งยังสามารถช่วยให้ครอบครัวของเรามีเงินเก็บออมไว้ใช้ในอนาคตเพิ่มขึ้นได้ด้วย

ทั้งหมดนี้ก็เพื่อที่จะให้ทุกคนสามารถบริหารชีวิตได้ดีขึ้น เพราะปัญหาทางการเงินเป็นปัญหาหลัก ๆ ที่สังคมทุกสังคมเผชิญอยู่ หากเราไม่เริ่มลงมือบริหารจัดการในดีตั้งแต่วันนี้ เราอาจจะต้องนำชีวิตมาเสี่ยงกับการกู้หนี้ยืมสินในอนาคตได้ แน่นอนว่าการมีหนี้สินไม่ได้มีทางออกที่ง่ายดายเลยสำหรับเรื่องนี้ ดังนั้นอย่าละเลยกับการบริหารการเงินในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนเป็นอันขาด เพราะไม่มีใครรู้ได้เลยว่าอนาคตจะต้องเจอกับเรื่องจำเป็นที่จะต้องใช้เงินอะไรยังไงบ้าง เตรียมตัวให้พร้อมอยู่เสมอจะดีกว่านะ